Prendere note durante una riunione di lavoro

Parola per parola? Come scrivere un buon verbale

Prendere note durante un meeting è importante. Come farlo in modo che sia utile a tutti?

In una riunione di lavoro, sappiamo quanto sia importante verbalizzare, ovvero lasciare traccia di quanto è stato detto. Serve per conservare una versione condivisa di quello che è avvenuto.

In secondo luogo, permette agli assenti di poter accedere ai contenuti di una riunione e di rimanere aggiornati sui processi in corso. Infine, nel caso di dubbi o dimenticanze, dà la possibilità – come ogni documento scritto – di ritornare a verificare quanto stabilito insieme.

Il verbale serve a tenere traccia di quanto stabilito in una riunione e a renderlo accessibile a tutti, anche agli assenti.

Ci sono vari modi e stili nel verbalizzare: ve ne sarete accorti affidando il compito ai diversi membri del vostro gruppo di lavoro. Varia la selezione dei contenuti rilevanti, l’attenzione riposta ad uno o all’altro intervento oppure l’aderenza a quanto detto, alle espressioni usate così come varia la stessa lunghezza del testo.

Non è sicuramente un compito facile quello del verbalizzatore.

Qualcuno pensa che in un verbale (“minutes” in inglese) si debba scrivere il più possibile finendo per produrre ad ogni riunione lunghi e dettagliati papiri.

Qualcun altro, inoltre, con l’intenzione di accorciare e sintetizzare finisce per interpretare e dare una propria versione di quanto è stato detto. Spesso, in questi casi, chi ha parlato non si ritrova affatto nelle parole di chi ha scritto.

Che possiamo fare per ovviare a questo problema? Registriamo e sbobiniamo?

Trascriviamo parola per parola quello che viene detto?

Come è possibile realizzare un verbale che sia il più possibile fedele a quanto detto e al tempo stesso funzionale?

Da ricercatore etnografico so quanto sia importante la regola del prendere nota “verbatim” – ovvero parola per parola – di quanto un informatore ci racconta: quello che viene detto e come viene detto è importante per cogliere i significati e la visione del mondo che stanno dentro alle parole.

Sarebbe, quindi, una perdita di dati finire per annotare scrivendo “interpretazioni” anziché le parole stesse di chi ascoltiamo. Tuttavia lo scopo di un verbale non è quello delle note di campo di un ricercatore.

È importante annotare in modo fedele quanto detto e al tempo stesso essere sintetici: una vera sfida.

Non esiste la ricetta del “verbale infallibile”.

Ci possono essere vari modi per ottenere lo stesso risultato ed è importante che ciascuno si sperimenti anche grazie ai feedback del suo team.

Andare per “prove ed errori” – o per meglio dire per “prove e feedback” – è una delle strade di apprendimento più efficaci.

Tuttavia, al di là del metodo nel verbalizzare, credo sia importante tenere conto dei seguenti criteri: 

Chiarezza: ovvero l’articolazione delle frasi deve essere il più possibile semplice e comprensibile a tutti per non creare malintesi. 

Funzionalità: il verbale va redatto in base alla sua funzione che è quella di comunicare a tutti i membri del team le decisioni stabilite. 

Precisione: non significa la registrazione delle parole una ad una, bensì l’aderenza a quanto è stato stabilito senza dimenticare dettagli importanti.

Non voglio sminuire il senso dello scambio di idee che avviene in riunione: se volete, potete trovare un modo di sintetizzarlo, ma credo che in questi casi la funzionalità sia una priorità.

Una soluzione possibile è scrivere solo oggetto e decisioni prese usando un laptop.

Siamo già sommersi da una miriade di documenti e non è opportuno sovraccaricare il nostro sistema di informazione scrivendo lunghi papiri che poi non leggerà nessuno.

Il tempo è prezioso ed è meglio dedicarlo all’esecuzione dei compiti che ci siamo dati.

Volete sapere qual è la mia soluzione per realizzare un verbale utile e leggero?

    1. Possibilmente usate un laptop: risparmiate tempo e avrete la possibilità di fare una revisione successiva prima dell’invio a tutti.
    2. Per ogni punto dell’ordine del giorno, indicate solo il tema discusso o la questione in oggetto seguito dalla decisione e dalle indicazioni di chi-fa-cosa, come ed entro quando.
    3. Prima di inviarlo a tutti, fate mente locale: rileggete per verificare che tutto sia scritto in modo chiaro e aggiungete frasi o immagini/schemi che possano aiutarne la comprensione.
    4. Quando lo inviate, infine, chiedete ai colleghi di integrare semmai mancasse qualcosa.
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