Decidere non basta. Cosa fare prima di chiudere un meeting

A volte a fine riunione succede di dimenticare un passaggio: vediamo insieme qual è.

Nella mia storia di volontario e di lavoratore, mi è capitato varie volte di trovarmi coinvolto in riunioni interminabili dove si affrontavano svariati argomenti. Talvolta le discussioni prendevano continue deviazioni e, anche chi conduceva, si lasciava trasportare dall’ardore e dalla passione dello scambio di punti di vista perdendo un po’ la bussola.

Nel corso delle riunioni, il rischio di smarrire il focus è molto reale e a volte non si giunge neppure a prendere una decisione: o perché il tempo finisce o perché non c’è la capacità di creare consenso. Altre volte si arriva a prendere una decisione, ma si perde di vista un ultimo fondamentale passaggio.

Nelle riunioni, la presenza di un team leader è decisiva per orientare il gruppo verso gli obiettivi stabiliti dall’ordine del giorno. Tale guida, tuttavia, necessita di competenza e di capacità di gestione di una serie di fattori-chiave che vorrei approfondire con voi.

In questo e nei prossimi post, vi parlerò di questi elementi al fine di potenziare la gestione e il coordinamento di un gruppo di lavoro. Se sei nella posizione del leader, prestare attenzione ad essi renderà più efficace il tuo lavoro.

Qual è dunque il passaggio che talvolta si dimentica dopo aver preso una decisione?

Vi prego di seguirmi con attenzione perché se siete voi i coordinatori di una “squadra” potreste ritrovarvi – senza accorgervene – con un carico di lavoro enorme e perlopiù inutile.

Da quando ho imparato questa semplice regola, non me ne sono più dimenticato. Ancora oggi, nella sua semplicità, la ritengo una delle chiavi dell’efficienza del “team management”, della gestione e coordinamento di un gruppo di lavoro nel corso delle riunioni.

Si tratta della regola del “Chi-fa-cosa”. Alla quale potremmo aggiungere anche “come ed entro quando”.

Una volta prese le decisioni, non chiudete un meeting prima che tutti abbiano chiaro chi è il responsabile dell’esecuzione di ciascun compito stabilito insieme. Chiedete esplicitamente: “Chi si occupa (o vuole occuparsi) di questo?”. Se nessuno se la sente, proponete qualcuno e motivate la vostra proposta negoziando.

Non date per scontato che tutti i compiti siano chiari o chiaramente attribuiti a specifici ruoli. Se siete in posizione di coordinamento, tenete conto che è importante distribuire i compiti il più possibile. Tenete per voi solo quelli che, in forza del ruolo e della responsabilità, potete fare solo voi.

C’è un ulteriore vantaggio in questo. Se un membro della squadra impara a fare qualcosa di nuovo, liberate il vostro tempo e la vostra mente per occuparvi di altro. Potete svolgere un ruolo di monitoraggio e supporto affinché chi esegue il compito possa apprendere bene a farlo oppure affidate questo compito a qualcun altro.

Ne otterrete sicuramente dei benefici.

Altre storie
A cosa servono le riunioni di lavoro? Il valore aggiunto di un team meeting
Translate »