A cosa servono le riunioni di lavoro? Il valore aggiunto di un team meeting

Per alcuni sono una perdita di tempo, per altri uno strumento importante. Facciamo un po' di chiarezza.

C’è chi pensa che le riunioni di lavoro siano una “perdita di tempo” e chi passa il tempo in riunioni. C’è chi convoca riunioni di continuo e chi, invece, le convoca di rado.

Quante riunioni bisogna fare al mese? Quanto devono durare? Vanno pianificate oppure convocate al bisogno?

A queste ed altre domande possiamo rispondere in vario modo a seconda delle esigenze che abbiamo, del carico di lavoro e delle eventuali situazioni di emergenza. In senso più generale, dovremmo però chiederci: a cosa servono?

Le riunioni di lavoro hanno sicuramente un obiettivo esecutivo: dobbiamo produrre una decisione e definire il modo di realizzarla. Generalmente si tratta di pianificare le attività settimanalmente o mensilmente e di dividersi i compiti.

Il principio che governa durata e frequenza di un meeting è operativo.

Ne abbiamo parlato anche nel primo articolo sul team management.

Pianificazione e decisione sono le funzione principali di una riunione, quelle che governano le scelte di numero e di durata.

Poi ci sono altri fattori ad incidere: ad esempio, il budget a disposizione. Mi è già capitato di ridurre le riunioni perché non riuscivo a farle rientrare nel budget di progetto.

A cos’altro servono le riunioni?

Quando lo scorso settembre andai in Nepal a lavorare per una ONG locale, fui colpito dal fatto che l’organizzazione convocasse una sola riunione al mese che durava una giornata intera e coinvolgeva l’intero staff, dal presidente fino all’amministrativa e agli addetti alla comunicazione.

Rimasi molto perplesso sull’efficacia di questa riunione dal punto di vista operativo.

Sin dal principio, pensai che introdurre un meeting settimanale per i singoli team sarebbe stato di grande utilità. Non intendevo però forzare la mano: volevo attendere il giusto momento per proporla.

Quando suggerii di fare una riunione settimanale, elencai una serie di problemi che questa avrebbe permesso di affrontare.

Ad esempio, mi ero accorto, che a tutti i livelli le attività venivano svolte prevalentemente in maniera individuale. Inoltre, mancava una comunicazione interna efficace e si perdevano pezzi di informazioni o arrivavano in ritardo.

Qualcuno non rispondeva alle email perché le guardava di tanto in tanto. Se qualcuno dello staff si trovava in difficoltà e non sapeva che pesci pigliare, interpellava telefonicamente il superiore.

Non c’era alcuna forma di condivisione né di pensiero né operativa tra pari che potesse aiutare a trovare delle soluzioni.

L’ostacolo principale stava nel fatto che i coordinatori progettuali erano sempre sul territorio, ovvero non venivano quasi mai in ufficio o ci venivano di rado e in ordine sparso, senza preavviso.

Gli dissi, quindi, che una riunione settimanale avrebbe dato la possibilità di risolvere questi ed altri problemi.

Il vantaggio di un meeting settimanale è quello di allenarsi a lavorare insieme.

Il Program Manager mi confessò che i problemi incontrati dai coordinatori progettuali venivano comunicati sempre troppo tardi, quando ormai era impossibile risolverli. Per lui questo era già un buon motivo per aderire alla mia proposta.

Finalmente, alcuni mesi dopo il mio arrivo, quando vari processi in gioco erano nel frattempo maturati, riuscii a convocare la prima riunione.

Venne così il momento di mostrare i vantaggi di uno spazio di confronto e di costruzione di buone pratiche come questo, soluzione che ottenne piano piano il favore degli stessi membri del team.

Il valore aggiunto

Prendere decisioni ed eseguirle è già un grande risultato. Tuttavia questa non è l’unica funzione a cui assolve una riunione di lavoro.

Quali altre funzioni svolge una riunione di team? Che cos’altro permette di fare?

Ecco qui un possibile elenco di vantaggi:

  • Discussion: discutere insieme sulle difficoltà incontrate nel lavoro
  • Problem Solving: ragionare sulle soluzioni collettivamente
  • Knowledge Sharing: condividere informazioni e saperi
  • Emotional Support: costruire un clima di supporto e fiducia nel team
  • Good Practices: produrre strumenti di lavoro e condividerli
  • Mutual Learning: apprendere gli uni dagli altri

Ci sono vantaggi paralleli nello svolgere un meeting con regolarità compreso quello di fare coaching al proprio team.

Le riunioni non servono solo a prendere decisioni e a stabilire come eseguirle. C’è un valore aggiunto che riguarda lo sviluppo di tutto il team coinvolto e la qualità dei risultati raggiungibili.

Sono felice che tutto il team coinvolto in questo processo abbia iniziato a vedere il valore della mia proposta e continui a ritenerla vantaggiosa.

E tu quante riunioni al mese fai col tuo team operativo?

Ti ritrovi nella lista delle funzioni che ho citato poco sopra?

Come sono cambiate le riunioni nel passaggio ai mezzi digitali nel corso dell’emergenza Covid-19?

Quali vantaggi o svantaggi hai riscontrato?

Aggiungi la tua esperienza nei commenti.

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